Le full remote chez O’clock : ça marche comment ?

Mindset
24 avril 2020
Après avoir expliqué la genèse de notre organisation en télétravail, Maxime reprend la plume pour parler des outils. Comment ça marche, comment on communique, comment on s’organise ?

Quand on parle de télétravail, les méconnaissances sont légions. Encore plus quand on parle de « full remote », c’est-à-dire 100% du temps en télétravail.

« C’est pas horrible de bosser tout seul ? »
« Mes équipes vont lambiner si j’instaure du télétravail ? »
« Un jour par semaine, OK, mais 100% du temps ça ne peut pas marcher ? »

Avec l’épidémie du COVID-19, on a une nouveauté : le full remote a été testé par de nombreuses entreprises. Un test sous la contrainte qui ne facilite pas les choses, tant l’efficacité du télétravail dépend de la qualité de l’organisation et des process mis en place. De nombreuses boîtes ne sont pas préparées et se sont retrouver à improviser, sans avoir réfléchi aux outils, aux méthodes, au management…

Puisque c’est l’actu, on voit poindre tout un tas de conseils pour faire du télétravail. Mélange d’élan de solidarité de la part d’experts, mais aussi d’opportunistes qui pensent que c’est le bon moment de déblatérer des banalités pour obtenir un peu de trafic. Les articles écrits pour le SEO, on vous voit ! 😏

On note tout de même l’avis éclairé du copain Guillaume Champeau de Qwant, dont on valide tous les points (surtout le dernier). De notre côté, on a préféré s’en amuser. Ce qui est sûr, c’est que tout ça, c’est très bien pour du télétravail temporaire. Mais pour passer à une entreprise entièrement distribuée sur la durée, il ne suffit pas de délaisser son pyjama.

Bref, la question est simple : le full remote, comment on fait pour que ça marche ?
Déjà, il faut prendre conscience que l’organisation, ça se travaille. Au sein de l’école, nous avons une équipe dédiée à la Qualité, pour améliorer nos process au quotidien. On a même des bonnes pratiques de process, des process pour faire nos process ! Dans cet article, on vous fait le tour d’horizon des instruments et procédés que l’on a mis en place.

une entreprise dématérialisée

Que ce soit clair : chez O’clock, on ne prétend pas avoir trouvé une martingale RH. Le full remote reste une solution parmi d’autres : si elle ravira certains, cela conviendra moins à d’autres. Ce sera réalisable dans certains secteurs, mais pas dans d’autres.

Notre organisation va même au-delà du full remote. Il ne s’agit pas de certains postes qui seraient en 100% télétravail. Chez O’clock, 100% de l’équipe est en 100% télétravail. On appelle ça comment du coup, du « full full remote » ?

full house, full remote

Bien tenté d’illustrer le propos avec un « full ».
Sauf que ça, c’est une quinte flush royale. Loupé.

C’est la première grande différence avec ce qu’on peut s’imaginer sur le télétravail : si le travail à distance fonctionne si bien chez nous, c’est justement parce que tout le monde est en télétravail.

Tous dans le même bateau

Une organisation en télétravail partiel, que ce soit une partie du temps ou une partie de l’équipe, produit une concurrence de communication. Je discute d’un sujet à l’oral avec un premier collègue que je croise à la machine à café. Ce même sujet se retrouvera dans l’échange par email que m’envoie un autre collègue qui bosse depuis chez lui aujourd’hui. Et hop, 3 personnes, 3 niveaux d’informations différents.

Lorsque tout le monde est en télétravail, tout le monde est logé à la même enseigne. Il n’y a pas de groupe au bureau et de groupe en télétravail. Cela ne veut pas dire qu’il ne peut pas y avoir des discussions parallèles, au contraire, il y a certainement encore plus de discussion en même temps. Mais si chaque sujet à sa discussion, il n’y a qu’un fil de discussion pour chaque sujet. On évite toute perte d’information.

Le truc, c’est que lorsque tout le monde est en remote, l’écrit devient la norme. Non pas parce que les outils ne nous permettent pas de se parler ; avec les bons outils, tout l’entreprise est à un clic d’un appel vocal. Mais simplement parce que l’asynchrone, c’est puissant !

Asynchrone par défaut

A distance, l’écrit est le plus naturel. Chez O’clock, on commence à être nombreux, vous imaginez bien qu’un call à 80 de bon matin pour se dire bonjour, ça serait un peu le bordel. La plupart de nos échanges se font à l’écrit. Avec un peu d’organisation, c’est d’une efficacité redoutable !

Chaque opinion ou chaque proposition est répertoriée noir sur blanc. Avec une recherche rapide, on peut facilement les retrouver et donc retrouver ce qu’on avait décidé. Chaque projet qui avance est également répertorié, documenté, possède son canal de discussion dédié dans notre outil de communication, son espace dédié dans notre outil de gestion de projet. Si on part en vacances, si on tombe malade ou encore si une nouvelle recrue rejoint l’équipe, il est très facile de se mettre à la page. Bref, le pied.

En revanche, pour que ce soit la fiesta, il faut justement s’entourer d’une ceinture d’outils appropriés. Sans une organisation millimétrée, ça devient vite la jungle : des discussions partout, des fichiers dans tous les sens, des problèmes qui surviennent sans que personne ne se sente responsable… Allez, on vous dévoile nos outils préférés !

les outils pour réussir en full remote

La palette d’outils que l’on utilise chez O’clock est vaste, parfois avec des besoins spécifiques à notre secteur d’activité. Nous allons nous concentrer uniquement sur les outils qui peuvent être utiles au plus grand nombre d’entre vous.

Une messagerie d’équipe : la base.

Enfin, la base… Ça semble pas évident pour tout le monde. On voit pas mal de télétravailleurs utiliser des outils de communication inappropriés comme les emails pour échanger avec leur équipe. Pour créer un contact, il faut pouvoir utiliser une messagerie instantanée qui permet de discuter, de s’appeler, de s’envoyer des fichiers, le tout avec une ergonomie pensée pour des échanges fréquents et chaleureux. Vital pour créer un esprit d’équipe !

Chez O’clock, on utilise Slack

Slack, c’est l’une des messageries professionnelles les plus utilisées. L’interface, très ergonomique, permet de créer des canaux de discussions différents, indispensable pour avoir plusieurs discussions en parallèle sans s’y perdre ! Dans la version payante, on peut faire de l’audio-vidéo jusqu’à 15 personnes. Quand un sujet est complexe, il est parfois plus simple de passer à l’oral pour approfondir une idée.

L’interface est également riche, on peut y ajouter des fichiers, des vidéos, des GIF et les incontournables emojis. Et non, ce n’est pas un détail. On dit parfois que seul 10% de la communication est verbale, 90% tient de la gestuelle ou de l’intonation. A l’écrit, c’est une ponctuation mal placée ou un émoji oublié qui peut changer la donne. Les utiliser permet d’éviter de paraître sec, froid ou détaché.

remote work with slack

Nos étudiants utilisent Slack eux aussi. Pour être en contact avec l’équipe Admissions, mais aussi pendant la formation et même après, pour échanger avec leurs profs et compagnons d’aventure.

Les alternatives à Slack

Pour être très honnête, on a créé notre Slack en 2015 et il n’y avait pas beaucoup d’alternatives à l’époque. Ceci dit, cela reste l’outil de prédilection pour la messagerie pro et on en est ravi, on le recommande toujours aujourd’hui. Comme alternative, il existe Teams, le Slack à la sauce Microsoft, ou encore Twist, qui ambitionne de favoriser un environnement de travail plus calme.

La bonne pratique à retenir

Privilégier les fils de discussion publics, ne pas hésiter à faire autant de canaux et éviter les messages privés pour être certain que l’info soit accessible à tous. Même pour le perso, on a des canaux, que ce soit pour jouer au tarot ensemble ou pour se partager une recette de cuisine. A l’heure actuelle, nous avons plus de 300 canaux Slack ! Mon préféré, c’est #lovewall : un canal où l’on vient noter toutes les marques d’amour de nos étudiants et partenaires. Ça booste le moral même lors de journées difficiles 😊

La mauvaise pratique à éviter

Chercher à tout lire ! Pas facile quand on est curieux, mais il faut savoir apprendre à quitter un canal pour rester productif. Ça permet aussi d’éviter le bikeshedding 🚲

D’ailleurs, il faut parfois savoir fermer le Slack ou s’y mettre en 💤, pour éviter des notifications intempestives et pouvoir avancer sereinement sur son travail. Il ne faut pas non plus oublier préciser quand on est en vacances 🌴, quand on est malade 🤒, ou tout simplement quand on est concentré 🔒. Ça évite à nos collègues d’attendre une réponse qui ne viendra pas de si tôt…

tweet

Un outil de gestion de projet, pour approfondir.

Slack, ça va bien deux minutes, mais on ne peut pas travailler continuellement au sein d’un fil de discussion ou d’un message privé. En parallèle au flux ininterrompu des échanges quotidiens du Slack, on doit pouvoir aussi approfondir un sujet en particulier.

Chez O’clock, on essaie de ne rien décider sur Slack. Slack, c’est chouette pour émettre une idée en vrac, demander une info, se partager des liens… Mais dès qu’on a besoin de réfléchir et de décider, on passe sur notre outil de gestion de projet. C’est aussi ce qui nous permet d’éviter la réunionite ou un recours trop fréquent à la visioconférence 🧘‍♀️

Chez O’clock, on utilise GitHub

GitHub à la base, c’est une plateforme de développement informatique. Sans rentrer dans la technique, c’est un outil de gestion de projet qui permet d’y centraliser le code, afin que les développeurs puissent collaborer, ou encore ouvrir des tickets de discussion lorsqu’un bug a été trouvé.

Dans notre quotidien, on utilise GitHub pour ces tickets de discussions, mais pour toutes les discussions, pas seulement celles qui tournent autour de la technique. Ce système de ticket, les « issues » dans le jargon GitHub, permettent de créer un fil de conversation à propos d’un sujet en particulier.

Les alternatives à GitHub

On parlait plus haut de Twist, qui se présente comme alternative à Slack, en ayant dans chaque canal des sujets de discussions distincts. Pas mal, même si chez O’clock on a préféré avoir deux outils distincts pour les discussions synchrones et asynchrones. Il y a aussi des outils créés exactement pour ça, comme l’application de gestion de projet Basecamp. Côté logiciel open-source, Redmine est intéressant.

La bonne pratique à retenir

L’intérêt d’utiliser un outil de gestion de projet, c’est d’approfondir. Il vaut mieux donc avoir un périmètre de discussion restreint et préférer ouvrir plusieurs issues. Chez O’clock, on s’est fixé une règle de base : « une issue = une tâche à réaliser ».

La mauvaise pratique à éviter

Il faut avoir une hygiène de travail stricte et savoir stopper une discussion sur la messagerie instantanée pour aller dans l’outil de gestion. En pratique, on prend vite le coup ! On peut même s’en faire une loi : « Plus une discussion dure, plus la probabilité d’y trouver « on se fait une issue ? » s’approche de 1. »

On disait plus haut qu’on essaie d’éviter le bikeshedding, mais il y a des exceptions. On vous cache pas que choisir les noms des promos, par tradition, c’est devenu une espèce de défouloir généralisé.

Des documents partagés, pour plus de souplesse.

A distance, on ne peut pas se mettre à plusieurs autour d’un ordi pour bosser ensemble. Mais avec des outils collaboratifs, on peut tout à fait travailler sur le même document en même temps. Très pratique également pour rédiger de la documentation — les process, c’est la vie — qui pourra être mise à jour progressivement.

Chez O’clock, on utilise Google Drive.

Parce que ça marche super bien tout simplement, difficile au quotidien de se passer de G Suite : Google Drive, notamment Google Docs et Google Sheets pour collaborer sur un document. Indispensable !

Les alternatives à Google Drive.

Il y a d’autres solutions existantes, OneDrive de Microsoft ou encore Dropbox Paper, qui comme Google Drive possèdent également des systèmes de docs et de tableurs collaboratifs.

La bonne pratique à retenir

L’écrit est très important en télétravail. En fait, c’est très important tout court, mais le télétravail permet de mieux s’en rendre compte. C’est un gain de productivité énorme de prendre l’habitude de noter chaque process à l’écrit !

La mauvaise pratique à éviter

Comme toute outil qui permet de collaborer : attention à l’organisation ! Cela nécessite une arborescence et des règles de partages scrupuleusement respectées. D’ailleurs, il y a peut-être mieux que Google Docs pour se créer une base de connaissance. Chez O’clock, on va tester Slite, on vous en dira des nouvelles…

Process qualité péda
On plaisante pas avec la qualité pédagogique. Toutes nos bonnes pratiques sont répertoriées pour que nos formateurs soient au top.

L’organisation au quotidien.

Enfin, le télétravail, c’est l’autonomie. Pour que ça marche, chacun doit être responsable, connaitre les tâches à réaliser, être au courant des process, respecter les deadlines. En plus des outils collaboratifs présentés plus haut, cela nécessite également une organisation individuelle bien pensée : liste de tâches, calendrier, rappels…

Chez O’clock, on utilise… plein de trucs

Qui dit autonome, dit chacun fait comme il veut. Nous n’avons donc pas d’outils unique, chaque équipe s’organise comme il l’entend, car les profs n’ont pas forcément les mêmes besoins que l’équipe commerciale par exemple. En vrac : Slackbot, MeisterTask, Toggl Plan, Clockify, Zapier, Agenda, Whimsical

La bonne pratique à retenir

S’il est nécessaire d’avoir des process et outils communs pour collaborer — c’est le cas pour nous de Slack, GitHub ou Clockify — il est aussi très important de laisser la liberté à chacun pour son organisation personnelle. Ça ne veut pas dire que chacun se débrouille dans son coin, on a même un channel Slack dédié pour se partager des bons outils 🛠

La mauvaise pratique à éviter

« Plus tard ». Il est tentant de bosser d’abord et de s’organiser ensuite. Après plusieurs années en full remote, c’est devenu une certitude : on. finit. toujours. par. le. regretter.


Voilà, on espère que vous y voyez un peu plus clair. On aurait pu en dire beaucoup plus encore, tant les bonnes et mauvaises pratiques ce sont accumulées avec plus de 5 ans passés en full remote, mais vous avez l’essentiel pour démarrer.

Bien sûr, ces applis ne font pas tout, il s’agit d’une base nécessaire mais pas suffisante. Chacun doit s’entourer ensuite d’outils en fonction de son secteur d’activité ; chez O’clock nous avons des applications dédiés au développement web ou à la pédagogie par exemple. Cette ceinture d’outils de base est trop souvent négligée lors de la mise en place du télétravail en entreprise, et on se trouve avec une organisation à base d’emails et de téléphone. Invivable et inefficace !

Sans ce socle d’outils de communication, le télétravail isole. Avec, il fédère. Le lien d’amitié et d’appartenance au sein de la team O’clock crève le plafond. C’est aussi le cas avec nos étudiants, dont les retours dithyrambiques frôlent la secte. C’est notre credo depuis le début de l’aventure : « dématérialiser pour humaniser ». Quand on enlève les contraintes physiques, la chaleur humaine demeure. Vive le full remote !

Bon, bah cet article est terminé. J’attaque donc le prochain : « Manager en télétravail ». En attendant, je vais pouvoir fermer l’issue GitHub « Article full remote ».
Chouette !

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O’clock, l’école de développement web nouvelle génération