Première méthode : Pomodoro
Si tu t’attendais à découvrir comment réussir parfaitement tes “spaghetti al pomodor”, c’est cadeau : recette de Jean-Philippe. Voilà, bon appétit.
Pour les autres, on va se focaliser sur la méthode Pomodoro, tout aussi appétissante si on a faim de connaissances pour gagner un maximum de temps. Elle part du principe que, ce qui nous empêche d’être réellement productif, c’est le fait de changer de tâches beaucoup trop vite, et beaucoup trop souvent.
Si t’as l’habitude de bosser 10 minutes sur le code d’un client, puis aller lire 5 minutes tes mails, puis passer au code d’un autre client pendant 7 minutes, pour ensuite envoyer un mème que tu trouves moyennement drôle à ton collègue, qui te répondra “HAHA”, alors qu’il l’a déjà vu, ne t’étonne pas de faire des heures supp’ ce soir.
Du coup, pour éviter ça, on te conseille de définir une durée minimale de concentration de 25 minutes “Pomodoro”, en restant concentré uniquement sur une même tâche pendant la durée que tu as définie. Pourquoi ? Parce qu’en bossant 25 minutes de façon intense, on évite de démobiliser son attention, et on gagne davantage en efficacité, que si on avait passé 5 x 5 minutes éparpillées dans la journée, et ce, pour le même temps, par exemple.
Deuxième méthode : la question Jackpot
Imagine cette situation : tu arrives super motivé le lundi matin, tu te dis que tu vas enfin pouvoir boucler le site de ton client, mais la vie en a décidé autrement. L’un de tes collègues vient te parler d’un problème très urgent qu’il rencontre, ça dure, et ça dure, et ça dure…
Bon, tu lui as quand même rendu service, c’est bien, mais tu as sacrifié un temps précieux dans ta matinée qui s’annonçait pourtant très productive. Alors, y avait-il un autre moyen de gérer cette situation, sans prendre autant de temps ?
- A : Proposer à son collègue de se parler plutôt de ça le 32 du mois prochain.
- B : Se mettre à pleurer en disant que son poisson rouge s’est noyé.
- C : Demander à son collègue : “Qu’est-ce que je peux faire pour toi ?”
Bien que les deux premières solutions soient tentantes, si tu tiens à garder de bonnes relations au bureau, on te conseillera plutôt la réponse C. On l’appelle : “la question Jackpot”.
En posant cette question, tu obliges ton collègue à reformuler clairement ce qu’il attend de toi. Et tu verras, vous gagnerez un temps précieux, tous les deux.
Attention : le but de cette méthode n’est pas de couper la parole, fais attention à ce que cette question sonne de façon bienveillante, en n’employant pas un ton cassant. Sinon, autant sortir l’excuse du poisson. Le but est de recentrer l’interlocuteur sur sa demande, pas de le vexer.
Variante : on ne sait pas si ça porte vraiment un nom, mais c’est assez efficace aussi ; dis à ton collègue que ce serait plus simple pour toi s’il te posait sa question par mail, et que tu y répondras dès que tu auras un moment. Le fait d’écrire une problématique nous oblige à clarifier et simplifier notre demande. Et parfois, ça nous apporte même des solutions auxquelles on n’avait pas pensé.
Troisième méthode : moins = plus
Non, rien à voir avec le livre de Léna Situations, désolé les fans.
On se remet dans le contexte : encore une journée de plus avec une “to-do list” interminable, il va être 17 h 00, tu as à peine fait la moitié, et tu te rends compte que tu as oublié le plus urgent. Tu es encore bon pour faire des heures supplémentaires. Bref, force est de constater qu’il n’y a que 24h dans une journée, et qu’on ne peut pas les étirer, il faudrait peut-être mieux réduire la liste de choses à faire, non ?
Alors, on s’y prend comment ?
Prends un moment en début de journée, et demande-toi quelles sont les 4 ou 5 actions les plus urgentes à effectuer ? Ensuite, focalise-toi uniquement sur celles-ci.
Les avantages ?
- Ça t’oblige à te poser la question de tes priorités à ne pas manquer.
- Ça te permet de te dire en fin de journée que tu as fait ce que tu avais prévu, et ça, c’est nettement plus satisfaisant.
De toute façon, tu n’aurais eu le temps que de faire 5 actions correctement dans ta journée, alors, autant que ce soit les bonnes, et que tu sois plus serein en quittant le bureau, non ?
Quatrième méthode : Getting Things Done
Tu es en train de coder le site de ton client, tu es à fond, mais voilà qu’une idée de génie te traverse l’esprit. Tu fais quoi ? Tu restes concentré, mais tu risques d’oublier l’idée, ou tu t’interromps, et tu casses ton rythme de croisière ?
Une méthode pour ce type de situation existe, elle s’appelle : “Getting Things Done”. Elle conseille d’ouvrir un cahier à intercalaire, et d’y faire des sections pour chaque situation, comme :
- Idées à creuser
- Tâches à réaliser
- Mails à traiter
- …
Bref, chacun peut créer sa propre hiérarchisation. L’idée, c’est de noter tout de suite notre pensée dans la section dédiée, pour se libérer l’esprit, rester concentré sur notre tâche et retrouver rapidement l’idée qu’on a eue quand on aura le temps de la développer.
Bon, après, pas besoin d’aller acheter un cahier à intercalaires ; il y a des applications et logiciels tout faits pour ça, qui te permettent de le faire avec des catégories ou des tags, comme : Evernote ou encore Notes, par exemple
Ce qu’il y a de bien aussi avec cette méthode, c’est qu’elle te permet de gagner en efficacité, en triant tes tâches par catégories. Admettons que tu décides de consacrer du temps à tes mails, maintenant, parce que tu es dans une bonne lancée là, tu n’auras qu’à aller dans l’onglet “Mails à traiter” et tu pourras en faire un maximum, sans avoir à chercher à gauche à droite.
Cinquième méthode : réduire les tâches chronophages
Tu as déjà compté le nombre d’heures que tu perds à envoyer tes mails un à un, à la main ? Et ça, ce n’est qu’un exemple de tâches très chronophages parmi tant d’autres, qui te font perdre un temps précieux. La plupart des choses répétitives que l’on fait peuvent être faites par une machine. Et ça, quand on s’en rend compte, ça change une vie. En tout cas, ça a été le cas pour l’une de nos anciennes apprenantes, avec son entreprise. Elle nous disait même :
On se rend compte qu’en quelques heures de code, on peut simplifier une tâche, la rendre fluide et gagner tellement de temps par la suite !
Marjolaine,Vignoble Export.
Ça vaut vraiment le coup de prendre le temps d’automatiser un maximum de ses tâches, en éliminant tout ce qu’on fait machinalement dans sa journée, on peut se concentrer sur tellement de nouvelles choses, et avancer beaucoup plus rapidement vers nos objectifs.
