Le télétravail façonne grandement le quotidien d’une entreprise. Parce que cela nécessite une organisation et des outils adaptés, mais aussi parce que cela bouleverse les rapports humains quand on est habitué au présentiel. Comment manager efficacement une équipe en télétravail ?
Le confinement a montré que les organisations étaient très inégalement préparées. D’une entreprise à l’autre, l’expérience télétravail a été très différente. Mais si on a pu trouver une constante, c’est que les managers ont été déboussolés et ont eu beaucoup de difficultés à s’adapter, bien plus que leurs équipes.
C’est cliché, mais c’est pourtant l’une des premières craintes du manager qui doit s’adapter au télétravail : « Comment je vais faire pour surveiller mon équipe si elle n’est plus au bureau ? ». En fait, le manager qui se pose cette question est en plein problème XY ; il se demande comment surveiller, sans se demander si la surveillance est vraiment ce dont il a besoin pour manager son équipe. C’est l’une des vertus du télétravail, elle force à se poser les bonnes questions.
Chez O’clock, nous sommes aujourd’hui plus de 90 personnes dans l’équipe, tout le monde en 100% télétravail, et ça tourne. Ça ne veut pas dire qu’on a aucun problème, que tout est parfait et que chacun chevauche une licorne dans la félicité. On n’a plus l’innocence de la jeune pousse qui se lance. Ceci dit, nous réussissons à atteindre une qualité de vie au travail et une productivité satisfaisantes.
🤔 Déjà, C’est quoi le management ?
Le management, c’est l’ensemble des techniques qui vont permettre à une équipe de travailler ensemble. Si on veut résumer simplement, on peut récapituler en 3 questions fondamentales : quels sont les objectifs, qui fait quoi et comment on s’organise ?
Si on part du principe que manager une équipe, c’est la surveiller, ça part mal. Forcément, le manager qui scrute chaque mouvement de son équipe sera très handicapé par une organisation en télétravail.
Ce besoin de surveillance vient parfois d’une bonne intention : il est en fait un dérivé du besoin de monitorer la performance et de connaître la progression des projets en cours. Parfois, les raisons de cette surveillance sont moins glorieuses : c’est le besoin de garder le contrôle, par ego, sur son équipe. Pour s’approprier leurs réussites, par envie de tout maîtriser, pour se sentir supérieur ou pour le plaisir d’avoir un petit pouvoir sur autrui.
En introduisant de la distance physique, le télétravail force les organisations à revoir leurs stratégies de management traditionnelles. Une logique très vertueuse, car elle incite les managers à se recentrer sur le concret : on évalue le travail, les projets, les idées, plutôt que les personnes. En plus d’obtenir une organisation compatible avec des règles sanitaires strictes, on obtient une organisation plus efficace. Bien entendu, ce n’est non plus pas une recette magique. Une logique vertueuse n’éradique pas complètement les égos. On ne change pas les gens…
Allez, trêve de préambule, passons en revue les bonnes pratiques pour les managers qui souhaitent réussir à gérer leur équipe en télétravail.
👩💻 10 bonnes pratiques de management en télétravail
I. L’indispensable communication
Le télétravail est un paradoxe délicieux. En effet, la plupart des gens pensent qu’il isole. Chez O’clock, on pense l’exact inverse, et on a même a un p’tit slogan pour résumer ça : « à distance pour plus de présence ». Le remote peut en fait être un formidable catalyseur de communication interne.
Pourquoi ? Parce que le travail à distance force les organisations à formaliser l’informel. Vous avez peut-être connu cette situation, où vous avez une super idée, vous la partagez à vos collègues à la machine à café, tout le monde trouve ça super et puis… Plus rien.
En télétravail, cette idée aurait été certainement posée noir sur blanc quelque part, que ce soit dans un outil de gestion de projet ou dans la messagerie d’entreprise, par exemple. Bien sûr, il faut savoir s’entourer de la bonne ceinture d’outils pour que ça fonctionne. Une messagerie instantanée comme Slack est indispensable. Si vous collaborez avec vos collègues par mail, ce n’est pas la distance le problème.
Une fois équipé, il reste évidemment l’essentiel : être présent au quotidien pour votre équipe. Répondre à chaque demande sans délai tout d’abord, mais aussi aller discuter avec votre équipe, en groupe comme en discussion privée avec chacun d’entre eux, afin de vous assurer que tout le monde est motivé et bien dans son travail.
II. La transparence comme socle de travail
S’assurer que tout le monde est motivé et bien dans son travail, ça ne veut pas dire uniquement encourager son équipe. Hop, une tape dans le dos, et c’est bon. Que nenni.
Pour qu’un humain soit serein et à l’aise, c’est simple : il lui faut de la compréhension. Que ce soit au travail ou dans la vie perso. Si on ne comprend pas pourquoi on paie une facture ou à quoi va servir nos impôts, ça nous irrite. Si on ne comprend pas pourquoi on réalise une tâche au boulot, c’est pareil. C’est pourquoi un management de qualité place en son socle la transparence.
Être transparent avec son équipe, c’est leur expliquer les tenants et les aboutissants des projets que l’on mène, mais également les doutes qu’on peut avoir. On a parfois tendance à penser qu’il vaut mieux être optimiste et camoufler les difficultés. Il n’y a rien de plus inefficace, car votre équipe se posera quoi qu’il arrive des questions. C’est juste que chacun aura des doutes pour lui, peut-être même qu’ils en parleront entre eux sans leur manager, de peur de passer pour des pessimistes.
La transparence, pour qu’elle soit efficace, doit s’appliquer à tous les niveaux, notamment à la direction. La moindre opacité finit par se voir et à créer ses effets délétères. Bien sûr, transparence ne veut pas dire grand déballage, une entreprise se doit de respecter la confidentialité pour ses salariés ou ses clients, notamment en ce qui concerne les informations personnelles. Cela dit, l’argument de la confidentialité est souvent utilisé abusivement par des personnes qui veulent garder le contrôle.
Attention à ne pas tomber dans ce piège si facile ! Le télétravail peut ici apporter une difficulté, tant il rend possible un trop fort cloisonnement de l’information. Un canal privé sur Slack, un dossier partagé à quelques personnes sur Google Drive, un CRM ouvert seulement à un seul pôle… Gardez toujours en tête qu’on a bien plus à gagner à être transparent !
III. Des objectifs
Pour comprendre son travail, il faut jouer la transparence. Et cela passe notamment par fixer une feuille de route claire, accessible à tous, qui décrit les objectifs à atteindre. Par jour, par semaine, par trimestre ou par cycle de six semaines, chacun aura sa méthode. Mais l’important, c’est de savoir où l’on va, et pourquoi on y va.
Le rôle du manager, c’est de connaître son équipe, connaître les compétences qui la composent, et par conséquent connaître sa capacité à tenir la charge de travail prévue. C’est avec cette connaissance qu’il peut planifier les projets et planifier des nouveaux recrutements si besoin. Mais personne n’est omniscient, et si c’est bien au manager de faire ce travail de planification, il ne saurait être fait sans transparence avec ceux qui sont sur le terrain. In fine, c’est eux qui pourront dire si une roadmap est réaliste ou non. Et si vous pensez mieux connaître votre équipe qu’eux, je vous l’annonce : vous êtes déconnecté !
Qui dit objectifs dit aussi indicateurs. Le télétravail nous force à utiliser des outils numériques pour travailler, ce qui favorise grandement la mise en place d’indicateurs. On peut compter le nombre de prospects, de clients, d’opportunités. On peut faire des statistiques, et influer la stratégie en fonction. Il n’y a rien de mieux que la data pour savoir si on est dans les clous, et rien de plus motivant pour une équipe qui a la tête dans le guidon de voir que ça avance !
IV. La confiance par défaut
Si un collaborateur a besoin de comprendre ce qu’il est en train d’entreprendre et le contexte dans lequel il travaille, il ressent également le besoin réciproque : celui d’être compris. En gros : si je pense que ce serait mieux d’adopter cette stratégie, alors j’aimerais que mon manager comprenne ma réflexion, et me laisse tenter à ma façon.
Le besoin sous-jacent est en réalité une question de confiance. Ça tombe bien, là aussi le télétravail influe sur le management, car il impose une confiance par défaut. Chaque salarié est dans son espace de travail, que ce soit chez lui, dans un bureau d’un espace de coworking ou… Sur une plage en partage de connexion 4G (faites gaffe au sable quand même). En vrai, on ne sait pas. On ne va pas commencer à obliger chacun à allumer sa caméra chaque matin, donc on ne peut que les croire sur parole.
Et c’est précisément ça qui est génial. En télétravail, on fait confiance par défaut. Au début, c’est douloureux pour ceux qui n’ont pas eu cette habitude. Puis on se rend compte que les gens sont dignes de confiance.
Alors oui, OK, certains parfois arriveront 10 min en retard le matin, en disant bonjour de leur téléphone dans le lit pour faire croire qu’ils étaient là à l’heure. Et alors ? Ces petites libertés ne sont que très rarement abusées, et elles permettent à chacun de se sentir mieux. Au final, cette sérénité permettra certainement de rattraper ces 10 minutes, en étant plus productif car plus épanoui.
Mais surtout, si une feuille de route a été partagée, que les objectifs ont été expliqués et que l’équipe les a validés, alors l’équipe n’aura aucune raison de traîner les pieds. Car elle aura envie de montrer qu’on a eu raison de lui faire confiance.
V. En finir avec le micro-management
Faire confiance, ça veut dire aussi laisser faire. Si le manager d’une équipe de développeurs web présente une nouvelle fonctionnalité à développer, bien sûr qu’il va arriver avec des spécifications détaillées. Mais ça sera ensuite au développeur de coder, avec la stratégie d’implémentation qui lui paraît la plus appropriée. Bien sûr, impossible d’imaginer le manager surveiller chaque ligne de code en temps réel !
Seulement, s’il est aisé de ne pas tomber dans le micro-management pour des tâches techniques, c’est moins évident quand il s’agit d’organisation, de rédaction ou d’une manière générale, toute autre tâche qui n’a pas un résultat attendu prédictible. La tentation du « ah, j’aurais pas fait comme ça » est très forte.
Là aussi, le télétravail implique un fonctionnement vertueux : la distance impose une autonomie de chacun des collaborateurs. Si on peut maîtriser les process ou les outils, chacun aura ses routines, son organisation personnelle. Le manager va donc davantage juger sur le résultat. A condition de ne pas être intrusif, bien entendu !
C’est là-dedans que résidera la difficulté pour le manager : savoir laisser la marge de manœuvre nécessaire permettant à l’autonomie de chacun de s’exprimer. Il doit définir des objectifs avec sa direction et établir une stratégie, mais ne doit pas chercher à faire à la place de son équipe. Il faut dire quoi faire sans forcément imposer comment faire.
VI. Préparer un cadre propice à l’action
Faire confiance à son équipe, ça ne veut pas dire non plus la laisser se débrouiller toute seule, sans aucun cadre. En télétravail, on dispose de beaucoup d’outils, et il peut être utile qu’un manager donne des directives sur les outils à utiliser, les process à suivre, afin d’être sur la même longueur d’onde. C’est ce qui va permettre à un nouvel arrivant de monter à bord très facilement. C’est aussi ce qui va permettre de gérer facilement les congés maladies ou vacances, car on saura facilement reprendre le boulot du collègue.
Ce n’est pas forcément facile à entendre quand on est manager, mais un bon manager, c’est un manager qui n’est pas indispensable. Car c’est le manager qui prévoit, qui planifie, qui met en place des process, pour que son équipe puisse avancer sans sa présence. Si votre équipe est déboussolée quand vous partez deux jours chez Mamie Josette, c’est que vous avez encore du pain sur la planche ! 🥖
VII. Parier sur l’intelligence collective
Quand on crée un cadre propice au travail, et que l’on fait confiance à son équipe en étant transparent et en leur donnant de l’autonomie, il se passe quelque chose de magique. En effet, quand on applique tout ce qui précède, cela crée un sentiment de responsabilité exacerbée. L’équipe va proposer des idées, va les appliquer elle-même si le cadre le permet. En somme, ils vous piquent votre boulot !
Surtout : laissez-les faire ! Plutôt qu’un rôle de décideur, essayez de vous poser en médiateur, en faisant en sorte que les échanges restent toujours constructifs, respectueux, qu’ils aient lieu toujours au bon endroit, dans le bon outil. Mais laissez l’intelligence collective fleurir et faire son œuvre, car c’est souvent dans des contextes inattendus que surgissent les meilleures idées !
VIII. La bienveillance au cœur des relations
Évidemment, tout ne se passe pas toujours comme prévu. Laisser la liberté d’agir à une équipe, ça ne veut pas dire que tout sera fait à merveille. Il faut s’armer de patience, prendre le temps. Les process ne sont pas toujours respectés, les discussions ne sont pas toujours productives, les deadlines ne sont pas toujours tenues ? L’important, c’est de garder le contact : doit-on revoir la roadmap ? Est-ce que ce process est trop complexe ?
Une chose est sûre : évitez toute forme de pression. Si on peut se laisser berner par le mirage du court terme, un management à la pression n’est jamais bénéfique sur le long terme. Si un salarié perd le plaisir à travailler ou à collaborer avec ses collègues, il fera plus d’erreurs, il mettra moins de qualité dans son travail.
La bienveillance est un ingrédient indispensable pour des relations apaisées et efficaces. Enfant, si on est privé de jeu vidéo quand on a eu une mauvaise note à l’école, est-ce que ça donne envie de réviser davantage ? Bien sûr que non. Et si le fouet ne marche pas, je vous le dis en bloc : la carotte non plus. C’est juste un fouet déguisé.
IX. Leadership
« Mais du coup, si je suis trop gentil, je vais me faire bouffer ? »
Nope, la bienveillance n’est pas incompatible avec le leadership. Vous n’avez pas besoin de poigne pour mener une équipe. Si chaque personne a naturellement plus ou moins de charisme, un collaborateur préférera toujours un manager peut-être un peu timide mais juste, honnête et transparent à celui qui a du bagout mais dont on se demande s’il ne nous cache pas des choses.
Au contraire, la bienveillance permet de développer son influence auprès de son équipe. Quand on sent qu’un manager est digne de confiance, qu’il ne va pas nous punir ou nous surveiller, qu’il va nous faire confiance et ne pas micro-manager, et qu’il sera toujours là pour nous quand on a des doutes ou un coup de mou, on a plutôt intérêt à lui faire confiance en retour, à le suivre, à le soutenir et à être constructif sur les nouvelles idées qu’il va apporter.
On compare parfois la relation manager-managé à une relation familiale. C’est vrai, à ceci près qu’il ne faut pas voir cela comme une relation parent-enfant, mais plutôt une relation entre époux. Une relation d’égal à égal, dépourvu de paternalisme. Si je cuisine un bon petit plat pour ma femme, elle sera ravie. Si c’est elle qui cuisine, je lui fais confiance sans regarder par-dessus son épaule quels ingrédients elle glisse dans la casserole. Si c’était un enfant qui cuisine, peut-être qu’on ferait plus attention et qu’on serait plus dirigiste.
Vos collègues ne sont pas des enfants !
X. Le sentiment de responsabilité
D’ailleurs, puisqu’ils ne sont pas des enfants, ils peuvent très bien comprendre toutes les problématiques que vous rencontrez. J’ai déjà discuté avec un manager qui n’osait pas dire à son équipe qu’on ne pouvait pas recruter faute de budget. Son équipe râlait, parce que la charge de travail était trop importante. Cette frustration peut vite se transformer en résignation, car l’impression de ne pas être écouté peut s’exacerber avec la distance du télétravail.
Pourquoi cacher cette information ? Il faut arrêter de voir l’équipe que l’on manage comme des personnes « en-dessous ». N’importe quel salarié peut comprendre qu’une entreprise ne fait pas ce qu’elle veut, elle a des contraintes, un budget, des charges… D’une manière générale, il est toujours plus efficace pour manager une équipe de diffuser un sentiment de responsabilité. Que ce soit sur les finances, sur les concurrents, sur les problèmes légaux…
A force de transparence, vous verrez votre équipe se réguler elle-même. Non, on ne peut pas faire cette dépense. Non, on ne va pas recruter. Non, on ne pourra pas tenir cette deadline. Et la frustration aura disparu, car l’équipe saura que c’est pour le bien de la boîte ; elle sera d’autant plus soudée, même dans l’adversité.
Voilà qui conclut notre liste. Plus facile à dire qu’à faire, pourrait-on se dire ? Et bien, pas tant que ça ! Tentez le coup, et vous verrez que les bienfaits se font ressentir assez rapidement.
Bien entendu, il y a bien d’autres critères à prendre en compte pour le bien-être au travail et l’implication de l’équipe. A commencer bien évidemment par les salaires et avantages, le temps de travail ou les jours de congés par exemple. Rien de spécifique au télétravail dans tout ça, mais c’est bien entendu toujours aussi important !Vous avez tout lu mais rien retenu ?
En résumé : soyez bienveillant. Vous ne le regretterez pas.
