Vous êtes passés au télétravail, la communication avec vos collègues se fait principalement à l’écrit et une question vous taraude : comment rédiger ses messages au boulot, en évitant conflits et quiproquos ? Comme pour tout, ça s’apprend…
Leçon n°1 : contextualiser pour mieux régner.
Commencez par vous rappeler qu’aucune intonation verbale ne viendra contextualiser votre propos. Aucun sourire n’accompagnera votre remarque, aussi bienveillante soit-elle, et il en va de même pour les gestes que vous auriez pu faire afin d’agrémenter votre parole. Mais rassurez-vous, l’écrit regorge de solutions pour pallier tout ça.
Ponctuation is the new intonation.
Entre :
- Salut.
- Salut !!
- Salut…
La seule chose qui varie, c’est la ponctuation. Et pourtant, elle peut changer radicalement le sens du propos qui l’accompagne. Le premier pourra laisser penser que vous auriez préféré marcher dans un étron de Saint-Bernard plutôt que d’entamer cette conversation. Le second donnera l’impression que vous avez versé un peu trop de Red Bull dans votre expresso. Et pour ce qui est du dernier, il pourrait bien sous-entendre que vous sous-entendez quelque chose de pas très jojo…
On vous conseille donc de faire attention à votre ponctuation lorsque vous écrivez, et de ne pas surinterpréter lorsque vous lisez. Il arrive qu’un “.” soit juste un “.”
Sourire en émoji ! 😁
L’utilisation des émojis, lorsqu’elle est bien faite peut aider à contextualiser un propos. Mais une fois de plus, il faut bien réfléchir aux sens “cachés” que peuvent avoir certains d’entre eux. Ça peut sembler idiot de le rappeler, mais si vous envoyez :
Hâte d’être ce soir 🍆🤤 !
À votre collègue, alors que vous vouliez simplement faire part de votre envie de cuisiner ces belles aubergines provenant directement du jardin de votre maman, il est probable que l’interprétation soit tout autre…
Il arrive aussi que l’émoji prenne un tout autre sens en fonction de votre phrase, envoyez à votre collègue :
Je te l’avais dit 🙂
Et cet émoji autrefois symbole de franche camaraderie et de bonne humeur se transformera aussitôt en emblème du passif agressif. Ou ce “Je te l’avais dit 🙂” n’est autre qu’un “L’écoute active, tu connais ?! Il fallait peut-être te concentrer davantage quand je te parlais, t’es dans une belle galère et tu l’as bien cherché !” un peu mal déguisé.
ARRÊTEZ D’ÉCRIRE EN MAJUSCULE !
ON A L’IMPRESSION QUE VOUS CRIEZ ET C’EST FRANCHEMENT DÉSAGRÉABLE ! C’est tout. On ne va pas vous faire un dessin. Si ?
Quelqu’un qui écrit en MAJUSCULES !
Scinder pour ne pas s’éparpiller.
Chez O’clock, pour faciliter la communication interne et éviter de s’éparpiller, on a créé différents channels de discussions sur notre messagerie instantanée : Slack. Ça permet de contextualiser nos propos et de ne pas se retrouver avec ce genre de discussion :
N’oublie pas de publier l’article “Comment gérer l’écrit, pour éviter les cris » ?
Lucile
Quelqu’un aurait une bonne recette avec une demi-aubergine et un vieux bout de Fourme d’Ambert ? Ils ne passeront pas la semaine.
Théo
Tellement heureux d’avoir adopté ce chaton, vous n’auriez pas une idée de nom, je commence à être à court d’inspiration là ?
Maxime
Pour qu’on publie à temps l’article, on en parlera sur #team-comm. Pour sauver la demi-aubergine et le vieux bout de Fourme d’Ambert de Théo, on lui filera une recette sympa sur #perso-cuisine. Et pour demander à Max s’il compte se reconvertir en éleveur de chats, on fera ça sur #perso-mignoncetés.
Ce mode de travail et de communication est bien ancré dans notre culture d’entreprise. En plus de nous permettre d’être opérationnels en termes d’organisation, ça facilite le côté relationnel. On peut échanger sur des sujets plus personnels ou même se donner rendez-vous pour aller manger un bout entre collègues après le boulot, et ça, sans perturber le travail des autres. Certains parlent d’isolement dans le télétravail, ces channels de communications sont l’une des nombreuses astuces pour rapprocher les équipes, à distance.
Leçon n°2 : Soigner ses compétences rédactionnelles.
Faire gaffe à l’orthographe.
Vous iriez au bureau en survêtement troué, sans avoir pris de douche, vous ? Ou encore avec une tache de la taille de la Russie sur votre pull ?
Dites-vous que les fautes d’orthographe dans le milieu professionnel, c’est un peu l’équivalent.
Quand on voit une grosse faute d’orthographe sur une campagne publicitaire, c’est l’image de l’entreprise et sa notoriété qui en prennent un coup. Et même avec une bonne stratégie de communication digitale ou autre, ça restera un moment dans la tête des gens. Quand vous le faites au travail, c’est votre image et votre professionnalisme qui trinquent. Bon, bien sûr, ça peut arriver à tout le monde de faire une petite tache sur sa chemise, ce n’est pas très grave, mais c’est comme pour tout, la clé, c’est la pondération. D’ailleurs, on n’est pas les derniers à faire des fautes dans nos articles alors ce serait malvenu de vous le reprocher.
Et si vous avez le moindre doute, il existe tout un tas de bons outils de relecture orthographique comme Antidote, Scribens ou encore ce bon vieux Petit Larousse de poche, qui, disons-le, n’est jamais rentré dans aucune poche.
Bannir le langage SMS.
Plutôt que d’envoyer :
Tkt c b 1 A+
Et d’obliger votre destinataire à engager un égyptologue pour décrypter votre missive, on vous conseille plutôt d’envoyer :
Pas d’inquiétude, c’est bon pour moi, à très vite.
Derrière cet exemple d’une évidence déconcertante, on tenait simplement à vous rappeler que la rapidité n’est pas toujours le moyen de gagner le plus de temps, et qu’il est essentiel de soigner ses messages pour informer implicitement à notre interlocuteur que nous prenons un soin particulier à lui parler.
Leçon n°3 : Prendre ses précautions
Adapter ses écrits à ses destinataires.
Dans la plupart des cas, il ne vous viendrait pas à l’idée de formaliser votre propos de la même manière, selon que vous parliez à votre beau-père ou à votre meilleur ami, et c’est tout à fait normal. Notre style rédactionnel dépend de la relation qu’on entretient avec la personne pour qui on écrit le message. Et il en va de même lorsqu’on a un échange pro. Il y a forcément plus d’habitude et de promiscuité avec un collègue direct, avec qui l’on partage l’essentiel de notre quotidien professionnel, plutôt qu’avec un collègue d’un pôle plus éloigné de nos préoccupations journalières.
Le niveau de promiscuité va dicter la formalisation de vos propos. Ainsi, on se permettra peut-être un peu moins de fantaisie dans l’échange, si on le partage avec quelqu’un dont on ne connaît pas ou peu, et ce, dans le but d’éviter de le décontenancer, voire de le gêner.
Vérifier avant d’envoyer.
On prend l’habitude de relire les articles, newsletters et autres leviers de communication publics. En revanche, on le fait beaucoup moins quand il est question d’échanges internes, qui paraissent mineurs ou qui relèvent de conversations anecdotiques. Pourtant, l’idée de se relire en toute circonstance est essentielle. Même quand il s’agit de répondre à une question aussi triviale que “Tu sais où est le PDF budget 2022 ?”
Dites-vous que chaque réponse que vous écrivez va demeurer et se figer.
De plus, elle s’ajoutera à l’ensemble de vos interventions succinctes passées et qui vont former toutes ensemble, un corpus de réponses écrites qui informera du soin, ou non, que vous allouez à vos interactions avec les autres. Vous l’aurez compris, le diable est dans les détails.
Créer une charte interne.
Comment faire pour trouver un ton commun à tous dans une entreprise qui est, par définition, une addition d’individus aux us et aux cultures interactionnelles différentes ?
Eh bien on fait comme dans une société, on se met autour d’une table et on fixe un ensemble de règles qui auront pour but d’encourager les bonnes pratiques tout en limitant les réflexes nuisibles. Une charte de communication interne doit être un document simple, pétri d’exemples et doit être la prolongation opérationnelle des valeurs de votre entreprise. Le but n’étant pas de créer des individus semblables et uniformes, mais de trouver un langage commun dans un groupe hétérogène.
Leçon n°4 : Comment démêler les conflits et quiproquos qu’on n’a pas su éviter ?
Penser à s’appeler.
Bon, même en appliquant tous ces conseils, il peut arriver qu’un message reste mal interprété et ce qui n’était à la base qu’un petit quiproquo peut alors faire naître des tensions ou malaises palpables. Dans ce cas, il vaut mieux s’appeler, même juste un court instant. Ce ne sont pas les outils de communication qui manquent, entre Slack ou encore Google Meet, un appel entre équipe est vite passé. Et là où l’écrit peut être sujet à la mauvaise interprétation, une remise à plat, à l’oral, réussira à redonner le contexte qui a pu manquer au message initial, en y ajoutant un ton de voix chaleureux et un brin d’humour, par exemple.
C’est à moi…
C’est à moi qu’tu parles ?
Il est primordial de ne pas prendre les choses trop personnellement lorsqu’on lit un message pro. Sans se lancer dans de la psychanalyse de comptoir, il est facile de projeter son insécurité dans ce qu’on lit. Il faut se rappeler que la réaction de nos collègues ne nous concerne bien souvent pas personnellement. On vous conseille donc de prendre du recul vis-à-vis des messages que vous recevez, et si vous pensez réellement que c’est personnel, alors parlez-en directement, poser la question ou proposez un appel pour clarifier la situation. Chez O’clock, on privilégie l’écrit pour l’amour de la tranquillité et le bonheur de notre productivité, mais on n’oublie pas l’oral pour autant, c’est une question d’équilibre. Et on espère vous avoir aidé à le trouver, en évitant les cris !
